Et si on vous disait qu'en moins de 12 mois on a fait faire plus de 63 000€ d'économies à un cabinet dentaire qui semblait déjà parfaitement optimisé ?
Dans ce cabinet, en apparence tout fonctionnait : équipe stable, activité soutenue, bon matériel. Pourtant, la gestion des achats occupait une place considérable dans l’organisation du cabinet. Temps perdu, commandes dispersées, suivi complexe… jusqu’au jour où le praticien a décidé de structurer la gestion de ses achats.
La situation de départ : des achats devenus une charge invisible
Comme beaucoup de cabinets dentaires, ce praticien avait construit son organisation des achats “au fil du temps”. Un fournisseur pour certains consommables. Un autre pour les équipements. Des commandes passées en fonction des urgences ou des habitudes de l’équipe.
Sur le papier, rien d’alarmant. Mais dans les faits, la gestion des achats occupait une place disproportionnée dans le quotidien du cabinet.
Une assistante dentaire était quasiment dédiée à cette mission. Chaque semaine, elle passait son temps à :
- comparer les prix entre différents fournisseurs,
- vérifier les promotions,
- relancer certaines commandes,
- suivre les livraisons,
- gérer les écarts de facturation.
Un fonctionnement devenu “normal” avec le temps.
Cette assistante, formée pour accompagner le praticien et les patients, passait finalement une grande partie de son temps sur des tâches administratives répétitives et peu valorisantes.
Le praticien avait également le sentiment de manquer de visibilité sur ses dépenses réelles. Les achats étaient fragmentés, difficiles à analyser et compliqués à piloter globalement.
Comme beaucoup de cabinets, il pensait pourtant déjà “optimiser” ses achats en comparant régulièrement les prix.
Le déclic : réaliser le coût réel du temps perdu
Le déclic est venu lors d’un bilan global sur l’organisation du cabinet que nous avons réalisé.
En analysant précisément le temps consacré aux achats, le praticien a pris conscience d’un point essentiel : le coût réel ne venait pas uniquement des produits achetés. Il venait surtout du temps mobilisé, de la charge mentale générée, et des missions à plus forte valeur ajoutée mises de côté.
La question n’était plus : “Est-ce que mes produits sont au bon prix ?”
Mais plutôt : “Est-ce que mon organisation des achats est réellement performante ?”
C’est à ce moment-là que le cabinet a décidé de structurer complètement sa gestion des achats avec Club Santé Premium.
Ce qui a été mis en place, étape par étape
Centraliser les achats sur notre plateforme d’achats
La première étape a été de simplifier l'organisation existante.
Le cabinet a centralisé ses achats via notre plateforme afin de limiter la multiplication des fournisseurs et le suivis des commandes.
En effet, notre plateforme d’achats dédiée aux cabinets dentaires libéraux permet aux praticiens de mettre en place une gestion plus fluide des commandes et de simplifier considérablement la gestion administrative du cabinet : une seule plateforme, une seule facture mensuelle et un seul prélèvement pour l’ensemble des achats du cabinet.
La centralisation des achats depuis notre plateforme d’achats a non seulement permis au praticien de gagner du temps, de l’argent, mais aussi de retrouver une vision globale et cohérente des dépenses du cabinet.
Supprimer les comparaisons permanentes de prix
Avant l’accompagnement, l’équipe passait un temps important à comparer les tarifs entre plusieurs sites fournisseurs.
Cette logique semblait rassurante, mais elle était extrêmement chronophage.
Sur la plateforme d’achats Club Santé Premium, les conditions commerciales sont déjà négociées en amont. Les praticiens bénéficient des meilleures conditions commerciales du marché déjà négociées auprès des fournisseurs, avec jusqu’à 50 % de remise sur l’ensemble des références proposées.
En arrêtant de comparer les prix, le cabinet a considérablement réduit le temps consacré aux achats tout en optimisant les coûts grâce à des conditions déjà négociées.
Structurer les commandes et le suivi des stocks
Le cabinet a ensuite revu toute son organisation interne autour de la gestion des stocks. Des routines simples ont été mises en place afin d’éviter les commandes en urgence et les ruptures de stock.
Sur nos conseils et grâce à des tarifs négociés, le cabinet à souscrit à Scan&Stock, notre partenaire en gestion des stocks : suivi des consommables, anticipation des besoins du cabinet, l’outil permet de mieux maîtriser les stocks, d’éviter les oublis de commande et de gagner du temps au quotidien.
Associée à notre plateforme d’achats, cette gestion plus intelligente des stocks par Scan&Stock a contribué à rendre l’organisation du cabinet plus simple, plus fiable et plus sereine pour toute l’équipe.
Réaffecter les ressources vers des missions à plus forte valeur ajoutée
C’est probablement le changement qui a eu le plus d’impact dans le quotidien du cabinet.
L’assistante auparavant mobilisée sur les achats a pu reprendre des missions plus proches de son cœur de métier : présence au fauteuil, accompagnement patient, explication des plans de traitement ou encore suivi du parcours de soins.
Le cabinet n’a pas seulement optimisé ses achats, il a optimisé son organisation globale.
Le résultat : plus de 63 000€ d’économies sur les achats du cabinet dentaire
En moins d’un an, le cabinet a économisé plus de 63 000 euros sur ses achats. Mais au-delà du chiffre, c’est surtout le fonctionnement quotidien qui a changé :
- les commandes sont devenues plus fluides,
- le suivi plus simple
- les urgences beaucoup moins fréquentes.
Le praticien a également retrouvé une meilleure visibilité sur ses dépenses et sur son organisation globale.
Du côté de l’équipe, le changement a été tout aussi important. L’assistante concernée a pu revenir sur des missions directement utiles au cabinet et aux patients.
Sans cette restructuration, le cabinet aurait probablement continué à considérer cette organisation comme “normale”, sans mesurer réellement son coût humain et financier.
Ce que cette histoire dit pour vous
Beaucoup de cabinets pensent optimiser leurs achats parce qu’ils comparent régulièrement les tarifs. Pourtant, le temps passé, la dispersion des commandes et le manque de visibilité représentent souvent un coût bien plus important.
Si vous avez le sentiment que les achats prennent trop de place dans votre quotidien, les premiers leviers sont souvent simples : centraliser, anticiper, structurer, et s’équiper des bons outils.
C’est précisément l’objectif de l’accompagnement proposé par Club Santé Premium : aider les cabinets à reprendre le contrôle de leur gestion des achats sans complexifier leur fonctionnement.
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