Au départ, il y avait un projet simple : équiper le cabinet d'une caméra intra-orale pour améliorer l'expérience patient et faciliter la prise en charge. Une demande précise, presque banale. C'est en creusant ce besoin que les praticiens ont découvert que leur cabinet, pourtant performant, laissait filer du chiffre d'affaires, de l'argent et du temps.
Voici comment un projet d'équipement est devenu le point de départ d'une optimisation complète réalisée par Club Santé Premium.
Cabinet libéral de deux chirurgiens-dentistes, l'un orienté implantologie, l'autre esthétique, trois fauteuils et une équipe de quatre personnes, la structure existait depuis près de sept ans. L'activité était soutenue, mais son organisation s'était construite au fil du temps, sans stratégie d'ensemble.
La situation de départ : un cabinet performant, mais des ressources qui fuyaient
À première vue, rien d'alarmant. Le planning était plein, les patients fidèles. En regardant de plus près, plusieurs signaux racontaient une autre histoire, sur les trois ressources à la fois.
Le premier concernait l'acceptation des plans de traitement. Seuls 67 % des plans de traitement étaient acceptés, pour deux raisons qui se cumulaient. D'abord un frein financier : face au reste à charge, certains patients renonçaient ou repoussaient, et le cabinet gérait les chèques tiroirs, les relances et les impayés. Ensuite un frein pédagogique : en écoutant les praticiens et leurs assistantes présenter un plan de traitement, le constat s'est imposé, beaucoup de patients ne refusaient pas par manque de moyens, mais par manque de compréhension. Les plans de traitement étaient justes cliniquement, mais mal expliqués.
Le deuxième signal venait des achats. Répartis entre plusieurs fournisseurs, ils représentaient 5,5 % du chiffre d'affaires, un ratio élevé pour une structure de cette taille. Chaque commande mobilisait une assistante sur la comparaison des prix, le suivi des livraisons et la gestion des factures, au détriment du fauteuil.
Le troisième tenait à la conformité. Les protocoles de stérilisation existaient dans les habitudes de l'équipe, mais n'étaient ni formalisés ni à jour, et les assistantes n'avaient jamais été formées sur ce volet. Le praticien le confiait d'ailleurs sans détour : il redoutait un contrôle.
Le déclic : une rencontre sur l'ITI Straumann
Tout est parti d'une rencontre. Lors de l'ITI organisé par notre partenaire Straumann, les praticiens cherchaient une solution pour financer leur caméra intra-orale. C'est Valérie, de la cellule DSO de Straumann, qui les a mis en relation avec nous.
Dès le premier échange, nous avons pris le temps de comprendre les enjeux et les problématiques du cabinet. Un comparatif des achats, réalisé à partir des dernières factures, et la lecture du dernier bilan ont confirmé un poste achats trop lourd. La conversation a fait émerger le reste : des devis qui ne passaient pas et une conformité repoussée par crainte plus que par choix. Le constat partagé était simple : le véritable coût ne venait ni du prix des produits, ni de celui des soins, mais d'une organisation qui laissait échapper du chiffre d'affaires, du temps et de la sérénité. Le projet de caméra est alors devenu l'occasion de reprendre la main sur l'ensemble.
Ce qui a été mis en place, étape par étape pour optimiser les ressources du cabinet dentaire
Étape 1 : comprendre et comparer.
Lors du premier échange, le comparatif des achats à partir des dernières factures et l'analyse du dernier bilan ont mis en évidence les premiers leviers, sans audit lourd ni diagnostic interminable.
Étape 2 : l'affiliation et la bascule des achats.
Convaincu, le praticien s'est affilié à Club Santé Premium et a basculé l'ensemble de ses achats sur notre plateforme d'achats, qui réunit les meilleures conditions commerciales du marché, avec en moyenne 50 % de remise. Facture et prélèvement uniques ont simplifié toute la gestion, et la mise en place de Scan & Stock, notre partenaire pour la gestion des stocks, a permis d'anticiper les besoins et d'éviter les ruptures. Les assistantes ont cessé de comparer les prix entre fournisseurs.
Étape 3 : la solution de paiement, la formation et les supports pédagogiques.
Pour lever le frein sur les devis, nous avons activé la solution de paiement patients. Elle permet d'échelonner les règlements de 50 à 6 000 € (de 3 à 36 fois) ou de mettre en place un prélèvement automatique jusqu'à 50 000 €, sans relance, sans chèque tiroir et sans que le cabinet devienne organisme prêteur. En complément, deux actions sur la pédagogie : une formation Alteri Premium « savoir dire, savoir écouter », pour aider praticiens et assistantes à mieux expliquer un plan de traitement et écouter les freins réels du patient, et la création de supports pédagogiques (courtes vidéos et fiches par type de traitement) pour mieux communiquer avec les patients.
Étape 4 : le financement de la caméra.
Pour ne pas retarder la digitalisation, nous avons mis le cabinet en relation avec notre partenaire de financement Defilease. La caméra a pu être commandée tout de suite, le leasing lissant l'investissement et permettant de déduire les loyers des charges, sans ponctionner la trésorerie. La caméra a immédiatement servi à améliorer l'expérience patient et à faciliter la prise en charge.
Étape 5 : la conformité et les ressources humaines
La conformité faisait peur au praticien, pour une raison simple : mettre son cabinet en conformité, c'est souvent perçu comme cher et chronophage. Ce qui l'a convaincu, c'est que cette mise en conformité peut être prise en charge à 100 % par l'OPCO dans le cadre de l'accompagnement de Club Santé Premium. Notre experte a alors mené son audit, qui a révélé des non-conformités sur la stérilisation, liées à un défaut de formation et à un manque de process formalisés. Les assistantes ont été formées sans aucun coût pour le cabinet, via Alteri Premium, et le cabinet a été mis en conformité. Notre experte en a profité pour structurer le volet RH, avec des fiches de poste, une trame d'entretien annuel et des procédures internes.
Les résultats : près de 110 000 € de valeur créée en un an pour ce cabinet dentaire
Près de 110 000 € de valeur créée, un cabinet digitalisé, conforme et une équipe recentrée sur le soin.
L'acceptation des devis a été le levier le plus puissant, parce que les deux freins ont été levés en même temps. La solution de paiement a rendu les traitements finançables et fait disparaître chèques tiroirs, relances et impayés, tandis que la formation et les supports pédagogiques ont permis aux patients de comprendre vraiment l'intérêt de leurs soins. En huit mois, le taux d'acceptation est passé de 67 % à 82 %. Sur près de 600 000 € de plans de traitement présentés dans l'année, ces 15 points représentent environ 90 000 € de chiffre d'affaires supplémentaire, avec une trésorerie nettement plus prévisible grâce aux fonds versés sous huit jours.
Sur les achats, le poste est passé de 5,5 % à 4,2 % du chiffre d'affaires en six mois, soit 18 700 € économisés sur l'année. Au-delà de l'économie, les assistantes ont récupéré plusieurs heures par semaine, libérées de la comparaison des prix et du suivi des multiples factures, et réaffectées au fauteuil.
La conformité, enfin, est devenue un sujet maîtrisé : le cabinet a été mis en conformité avec des équipes formées, le tout pris en charge à 100 % par l'OPCO. Les praticiens abordent désormais les contrôles sereinement et l'équipe travaille selon des procédures communes.
S'ajoute un gain plus discret mais bien réel : le temps. Parce que tous ces leviers ont été activés au sein d'une même structure, avec des interlocuteurs dédiés qui connaissaient déjà le cabinet, les praticiens n'ont eu ni à coordonner une dizaine de prestataires, ni à tout réexpliquer à chacun. Entre les achats centralisés, la fin des relances de paiement et une organisation enfin documentée, ce sont plusieurs heures chaque semaine qui ont été rendues au soin et à la relation patient.
Ce que cette histoire dit pour vous
Ce qui a fait la différence dans ce cabinet, ce n'est pas une action en particulier, mais le fait de les avoir menées ensemble. Améliorer l'acceptation des devis, alléger le poste achats, financer la caméra sans fragiliser la trésorerie, sécuriser la conformité : pris isolément, chacun de ces leviers aurait apporté un gain limité. Réunis et coordonnés par une même structure, ils se sont renforcés et ont transformé le fonctionnement global du cabinet. Optimiser les ressources d'un cabinet dentaire, c'est avant tout une question de vision d'ensemble.
Si vous reconnaissez certaines de ces situations, des devis qui ne passent pas, des achats qui pèsent trop lourd, un projet d'équipement freiné par la trésorerie ou une conformité repoussée, les premiers leviers sont souvent les mêmes : écouter, comparer, financer intelligemment, mieux expliquer et structurer.
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